Il contesto
Innovio Group è un Managed Service Provider italiano con sede in Toscana che eroga servizi di gestione infrastruttura IT, cybersecurity e cloud per oltre 200 aziende clienti nei settori manifatturiero, sanitario e dei servizi professionali. Con una popolazione aziendale di circa 80 dipendenti distribuiti tra tecnici, consulenti e personale amministrativo, Innovio Group si è trovata a dover affrontare un problema comune a molte realtà strutturate: la gestione cartacea delle firme di presa visione su policy interne, codici etici, regolamenti e procedure operative.
Ogni aggiornamento normativo — dalla recente direttiva NIS2 al D.Lgs. 24/2023 sul whistleblowing, fino al CCNL applicato e al regolamento interno sulla cybersecurity — comportava settimane di lavoro amministrativo: stampa dei documenti, distribuzione ai responsabili di dipartimento, raccolta delle firme, archiviazione fisica, gestione degli "in scadenza".
La sfida
L'obiettivo che Innovio Group si è posta è stato triplice:
- Tracciabilità legale — garantire la conformità GDPR ed eIDAS per ogni firma raccolta
- Velocità operativa — ridurre il tempo medio di completamento del workflow di firma da settimane a giorni
- Integrazione con l'ecosistema esistente — sfruttare il SSO Microsoft 365 già adottato, senza richiedere ai dipendenti credenziali aggiuntive
La soluzione
L'implementazione di FirmeInCloud su Innovio Group è stata realizzata in tre fasi distinte nell'arco di sei settimane:
Fase 1 — Setup e integrazione (settimane 1-2)
Provisioning del tenant aziendale, integrazione SSO con Microsoft Entra ID, configurazione dei dipartimenti aziendali (IT, Commerciale, Amministrazione, Direzione, HR) e dei flussi di approvazione standard. Importazione automatica dei dipendenti via SCIM 2.0.
Fase 2 — Migrazione documenti (settimane 3-4)
Caricamento del repository documentale aziendale, definizione dei template per le diverse tipologie di firma (presa visione, accettazione, contratto). Configurazione dei workflow di reminder automatico per documenti in scadenza.
Fase 3 — Rollout e formazione (settimane 5-6)
Formazione del personale tramite micro-learning erogato sulla piattaforma stessa, con un tasso di completamento del 98% nei primi 14 giorni. Go-live progressivo per dipartimento.
I risultati
A sei mesi dal go-live, i benefici misurabili registrati da Innovio Group sono significativi:
- Riduzione del 73% del tempo dedicato dal personale amministrativo alla gestione delle firme
- Tempo medio per completare un ciclo di firma passato da 11 giorni a 3 giorni
- Eliminazione del 100% della stampa fisica dei documenti soggetti a firma
- Audit trail completo di ogni firma, esportabile per audit interni o di clienti finali
- Adoption rate del 100% nel primo mese, grazie all'integrazione nativa con il SSO già in uso
Prossimi passi
Innovio Group sta attualmente implementando l'architettura multi-tenant di FirmeInCloud per offrire il servizio in modalità white-label ai propri clienti del settore sanitario e manifatturiero, con previsione di rollout completo entro la fine del 2026.